Elementos clave del Presupuesto

Elementos para definir el presupuesto en Propiedad Horizontal

Estamos en la época para comenzar a preparar, elaborar y definir el presupuesto para la propiedad horizontal. Los administradores y contadores comienzan a preparar los proyectos de presupuesto para la vigencia 2025.

Con esto, queremos contarte aquellos aspectos que nos han permitido definir y preparar el presupuesto en propiedades horizontales. 

Comencemos por enunciar de manera general, qué es un presupuesto, sobre todo cuando se trata de una propiedad horizontal. Esto, se extrae de la Orientación Técnica 015, del Consejo Técnico de la Contaduría Pública:

El presupuesto es una proyección futura de las rentas y expensas necesarias (ingresos y gastos) para el mantenimiento, vigilancia, mejoramiento, reparación de los bienes de la copropiedad, etc., que generalmente se establece para un período anual.

Riesgos al momento de elaborar el presupuesto

• Queremos hacer especial énfasis en la parte de mejoramiento y reparación, ya que suele suceder con frecuencia que el presupuesto que se define no toma en cuenta aspectos vinculados al mejoramiento y reparación. 

• Otro factor importante son las rentas (ingresos) que debemos incluir dentro del presupuesto, teniendo en cuenta aquellos conceptos que son medibles y cuantificables y de los que se tiene plena certeza de ejecución. Éstas rentas están compuestas principalmente por cuotas de administración, contratos de alquiler de espacios o zonas comunes, indemnizaciones de aseguradoras en un estado cierto de reconocimiento y otras contingencias decretadas o sentenciadas para pago dentro del ejercicio presupuestal. Otros ingresos, como intereses por mora, sanciones, rendimientos financieros y otros, al no tener certeza de su generación, no estarán sujetos a reconocimiento o medición estimada dentro del presupuesto.

La falta de análisis de los aspectos anteriores incrementa el riesgo de déficit e iliquidez en la ejecución del recurso y sobre todo, la definición de incrementos elevados o cuotas extras en períodos posteriores. 

Por ello, nuestra sugerencia siempre será prestar especial atención a los siguientes temas:

1. Definir un plan detallado de mantenimiento, donde se encuentren aquellos proyectos de inversión, relacionados al mejoramiento y reparación de equipos, herramientas, puntos fijos, ascensores entre otros. 

2. Tener control de los activos de la co-propiedad. Cuando nos referimos a activos, son aquellas herramientas y elementos requeridos para el funcionamiento de la co-propiedad. Entre ellos, podemos anotar la planta eléctrica, cámaras, tanques, bombas, re-potencialización de ascensores, parque infantil, calefacción piscina, guadañadora, motor puerta peatonal y vehicular, entre otros. Cuando hacemos referencia a control, es garantizar un listado con estos elementos y su vida útil, en los que se espera su reposición. Tener este control, nos permite identificar los puntos a tener en cuenta en la definición del presupuesto. Por ejemplo, sí la planta eléctrica tiene una vida útil de 3 años, bien sabemos que en un presupuesto debemos considerar la reposición del equipo. 

3. Revisar la posibilidad de realizar reservas para proyectos de inversión: Por ejemplo, reservas para el mantenimiento de fachadas. Como bien sabemos, el mantenimiento de fachadas suele se un proyecto que toma un recurso importante y que normalmente se va por la vía de cuota extra en el año que se ejecutará el mantenimiento. Sí sabemos que las fachadas requieren un mantenimiento cada cierto período de tiempo, se puede optar por realizar una reserva y evitar así una cuota extra onerosa en el momento de su ejecución. Así sucede con otros proyectos, como la re-potencialización o reemplazo de ascensores, reposición de equipos, entre otros. La reserva es un mecanismo de ahorro a mediano plazo que mitiga el impacto en la definición de cuotas extras y en los valores a tener en cuenta en el presupuesto.

4. Las reservas no deben ser solo de papel, también deben estar liquidas (disponibles en cuentas de ahorro, fiducias, entre otros): Muchas veces se ejecuta el recurso en el presupuesto y se refleja en los Estados Financieros en la sección del Patrimonio; sin embargo, no se encuentra en el efectivo o recursos disponibles de la co-propiedad. Importante anotar que también dependeremos de la recuperación de cartera y que consideramos es el eje vertical, a la hora de garantizar una ejecución del recurso de manera óptima. 

A modo de resumen, se agrupan los aspectos que consideramos importantes en la definición del presupuesto.

PLANTILLA DE PRESUPUESTO BASE